Du lịch Việt Nam cùng gia đình: visa cho trẻ em, cha mẹ lớn tuổi và hồ sơ theo nhóm

Ngay lúc này, ở đâu đó trong nhóm chat của cả nhà, có một tin nhắn bắt đầu bằng "rồi, còn vụ visa thì…", và mọi người bỗng im lặng, vì đó giờ thành việc của bạn. Nếu bạn là người đứng ra tổ chức chuyến về Việt Nam cho cả nhà gồm trẻ con, cha mẹ và có lẽ cả ông bà đã nhiều năm chưa về quê, thì cẩm nang này được viết cho bạn: người lo liệu cho cả gia đình, cầm trong tay hộ chiếu của mọi người và cả một chút lo lắng của mọi người.

Đặt vé máy bay cho cả đoàn nghe có vẻ trong tầm tay. Nhưng lo visa cho ba thế hệ, một em bé chập chững, hai cô cậu tuổi teen, vài người lớn và một người cha hay mẹ lớn tuổi vốn không quen với mẫu khai trực tuyến, lại có thể là chuyện hoàn toàn khác. Sự thật đáng yên tâm là việc này không phức tạp, chỉ là cần tỉ mỉ. Mỗi người trong đoàn đều theo cùng những quy định đơn giản như nhau; bạn chỉ cần áp dụng cẩn thận, từng hộ chiếu một. Tại MyVietVisa, chúng tôi giúp các gia đình làm đúng việc này mỗi ngày, và chuyến đi mà chúng tôi thật sự hỗ trợ không phải là giấy tờ, mà là đưa cả nhà về cùng nhau, quây quần bên một mâm cơm, cùng một lúc. Hãy để phần visa trở thành phần dễ nhất.

Quy tắc đầu tiên: ai cũng cần visa riêng, đúng vậy, tất cả mọi người

Hãy bắt đầu với điều quan trọng nhất cần hiểu, vì nó định hình mọi thứ còn lại: ở Việt Nam, mỗi người đi cùng đều cần visa Việt Nam của riêng mình. Không hề có cái gọi là "visa gia đình" gộp cả nhà vào một giấy tờ. Vợ hoặc chồng bạn cần một cái. Mỗi đứa con của bạn cần một cái. Mẹ già của bạn cần một cái. Nếu năm người cùng bay, bạn đang chuẩn bị năm bộ hồ sơ.

Điều này đôi khi khiến nhiều người bất ngờ, nhất là những gia đình quen đặt vé chung, một lượt đặt là cả nhà. Vé máy bay có thể ghi cả đoàn. Visa thì không. Mỗi người được nhập cảnh với tư cách cá nhân, được đối chiếu theo hộ chiếu của chính mình, với thị thực gắn với thông tin riêng của họ. Hãy hình dung nó ít giống mua một tấm vé chung cho cả nhà, mà giống việc ai cũng cần thẻ lên máy bay riêng, cùng một chuyến bay nhưng giấy tờ riêng biệt.

Tin vui ẩn trong quy tắc này là nó khiến cả dự án dễ sắp xếp trong đầu bạn. Bạn không phải làm một mẫu khai khổng lồ rối rắm. Bạn có một chồng những việc nhỏ giống hệt nhau, cùng vài thông tin như nhau, thu thập chính xác, cho từng người. Một khi đã làm đúng một bộ, bạn gần như đã biết cách làm tất cả. Công sức nằm ở sự cẩn thận và việc sao chép, chứ không ở sự phức tạp khuất tất nào.

Trẻ em và thanh thiếu niên: visa cho trẻ vị thành niên hoạt động ra sao

Đây là câu hỏi chúng tôi nghe nhiều nhất từ các gia đình, và đó là câu hỏi hợp lý, vì quy định cho trẻ em không phải lúc nào cũng rõ ràng. Đây là điều khiến nhiều cha mẹ bất ngờ: một đứa trẻ nói chung không thể chỉ đơn giản đi ké theo visa của cha mẹ. Trẻ em cần giấy phép nhập cảnh của riêng mình, giống như người lớn, và điều đó đúng ngay cả với một bé nhỏ cùng đi chụp ảnh hộ chiếu với bạn và ngồi trong lòng bạn trên máy bay.

Trẻ lớn hơn cần thị thực điện tử riêng

Với visa Việt Nam điện tử hiện nay, quy tắc thực tế là: một đứa trẻ có hộ chiếu riêng sẽ có bộ hồ sơ e-visa Việt Nam riêng, khai bằng chính thông tin của trẻ. Trẻ lớn hơn và thanh thiếu niên, tức bất kỳ ai đủ tuổi có hộ chiếu riêng, mà thực tế là hầu hết trẻ vị thành niên đi du lịch ngày nay, đều không được khai thêm thành một dòng trong mẫu của cha mẹ. Các em có bộ hồ sơ riêng. Vậy nên nếu bạn đi cùng hai bạn tuổi teen, đó là thêm hai bộ hồ sơ cần chuẩn bị, mỗi bộ là một việc riêng với tên, ảnh và số hộ chiếu riêng.

Trên thực tế đây là tin vui, vì nó có nghĩa là không có "chế độ dành cho trẻ em" đặc biệt nào phải mày mò. Bộ hồ sơ e-visa của một em 15 tuổi trông y hệt của người lớn: cùng các trường, cùng quy tắc khớp hộ chiếu, cùng yêu cầu về ảnh. Bạn chỉ cần làm thay cho các em, thật cẩn thận, với hộ chiếu của em ngay trước mặt.

Trẻ nhỏ và trẻ sơ sinh: hãy xác nhận trước khi cho rằng

Với trẻ sơ sinh và trẻ rất nhỏ, cách xử lý có thể khác, và những quy định về cách làm giấy tờ cho những người đi cùng nhỏ tuổi nhất chính là loại quy định hay thay đổi theo thời gian và tùy từng trường hợp. Xin đừng mặc định rằng một em bé sơ sinh đương nhiên được tính theo cha mẹ hoặc được miễn giấy phép riêng. Nếu bạn đi cùng một em bé hay trẻ nhỏ, hãy xác nhận yêu cầu hiện hành cho độ tuổi của trẻ trước khi hoàn tất bất cứ điều gì, đó là một câu hỏi nhanh với câu trả lời rõ ràng, và hỏi ngay bây giờ luôn tốt hơn nhiều so với phát hiện ra ở sân bay. Đây là một trong những điều các gia đình hay hỏi chúng tôi nhất, và chúng tôi rất sẵn lòng xác nhận chính xác những người nhỏ tuổi nhất trong nhà bạn cần gì.

Vài điều cần lưu ý thêm cho gia đình có trẻ nhỏ

• Mỗi trẻ cần hộ chiếu còn hiệu lực của riêng mình. Hộ chiếu trẻ em thường có thời hạn ngắn hơn của người lớn, vì vậy hãy kiểm tra ngày hết hạn của từng bé theo quy tắc còn hiệu lực sáu tháng, vì hộ chiếu của trẻ có thể âm thầm hết hạn mà không ai để ý.
• Mỗi trẻ cần ảnh của riêng mình đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn. Chụp một bé chập chững hiếu động sao cho đạt chuẩn nét mặt trung tính, phông nền trơn là cả một cuộc phiêu lưu nho nhỏ; hãy cho mình một khoảnh khắc thư thái và ánh sáng ban ngày tốt.
• Tên phải khớp chính xác với hộ chiếu của trẻ, gồm cả tên đệm. Điều này khiến các gia đình vấp ngã liên tục, vì cái tên gọi ở nhà của trẻ hiếm khi là tên hợp pháp đầy đủ in trong hộ chiếu.
• Hãy mang theo giấy tờ bổ sung cho trẻ vị thành niên. Tùy hoàn cảnh, chẳng hạn trẻ chỉ đi cùng một trong hai cha mẹ, hay đi cùng ông bà thay vì cha mẹ, nên mang theo giấy tờ chứng minh như giấy khai sinh hoặc thư đồng ý. Nếu hoàn cảnh gia đình bạn không phải là "cả hai cha mẹ cùng đi với con đẻ của mình", thì nên hỏi chúng tôi xem cần mang theo gì.

Tổ chức hồ sơ theo nhóm không sai sót

Giờ đến phần cốt lõi trong công việc của bạn với tư cách người lo liệu: khai đúng thông tin của mọi người, cùng một lúc, mà không để sót điều gì. Làm vài bộ hồ sơ trong một lần ngồi là hiệu quả, nhưng nó kéo theo một rủi ro cụ thể gây ra phần lớn các sự cố khi làm theo nhóm, và một khi đã biết, bạn có thể phòng tránh hoàn toàn.

Sai lầm số một khi làm theo nhóm: lấy thông tin từ nhầm hộ chiếu

Khi bạn nhập thông tin của năm người liền tù tì, rất dễ lẫn lộn thông tin giữa các thành viên trong nhà một cách nguy hiểm. Bạn chép số hộ chiếu của ba sang mẫu của mẹ. Bạn ghi cho con trai ngày sinh của con gái. Bạn đặt cách viết họ của cha mẹ lên một đứa trẻ mà hộ chiếu thật ra lại viết hơi khác. Từng người, xét riêng lẻ, đều trông có vẻ hợp lý, và đó chính là lý do những lỗi này lọt qua mà không ai phát hiện cho đến khi một nhân viên cửa khẩu bắt được điểm không khớp.

Quy tắc cốt lõi ngăn chặn tất cả những điều đó cũng chính là quy tắc chi phối mọi hồ sơ visa Việt Nam, chỉ là áp dụng với kỷ luật cao hơn: thông tin của mỗi người phải khớp chính xác với hộ chiếu của chính người đó, và chỉ hộ chiếu đó mà thôi. Tên, số hộ chiếu, ngày sinh, quốc tịch, giới tính, ngày hết hạn: mọi trường trên từng bộ hồ sơ đều được chép thẳng từ một hộ chiếu cụ thể và đối chiếu lại với chính hộ chiếu đó. Không bao giờ mượn thông tin lẫn nhau giữa các thành viên.

Làm xong từng hộ chiếu một, từ đầu đến cuối

Cách an toàn nhất là cưỡng lại cám dỗ "khai gộp" theo từng trường, nhập tên của tất cả mọi người, rồi đến số hộ chiếu của tất cả, và cứ thế. Kiểu làm dây chuyền đó chính là cách thông tin bị lẫn chéo. Thay vào đó, hãy làm xong hoàn toàn một người trước khi mở người tiếp theo: cầm một hộ chiếu lên, hoàn tất trọn bộ hồ sơ từ hộ chiếu đó, kiểm tra lại với chính hộ chiếu đó, để sang một bên, rồi mới cầm hộ chiếu của người kế tiếp. Một người, một hộ chiếu, một bộ hồ sơ, làm xong hẳn, rồi mới chuyển sang.

Điều này quan trọng nhất với những thông tin trông có vẻ dùng chung được. Một cái họ chung của cả nhà vẫn phải được viết đúng y như từng hộ chiếu in ra; đôi khi hộ chiếu của một người lớn tuổi viết tên khác với hộ chiếu của một đứa trẻ, do thời điểm và nơi cấp khác nhau. Hãy coi mỗi hộ chiếu là nguồn duy nhất quyết định cho người của nó, ngay cả khi bạn "thuộc lòng" cái tên của cả nhà.

Lập một danh sách tổng, và kiểm tra tên kỹ hơn tất cả

Trước khi bắt đầu gõ, hãy lập một danh sách tổng đơn giản với mỗi người một hàng và mỗi thông tin một cột (chúng tôi sẽ nêu chính xác các trường ở phần sau). Điền cẩn thận từ hộ chiếu, rồi nhập từ danh sách của bạn. Cách này tách việc đọc cẩn thận khỏi việc gõ cẩn thận, để bạn không bao giờ phải làm cả hai cùng lúc dưới áp lực.

Và dù kiểm tra gì khác đi nữa, hãy kiểm tra tên kỹ nhất. Tên là nguyên nhân gây từ chối lên máy bay nhiều hơn bất cứ điều gì khác, và trong các gia đình Việt Nam, với họ, tên, tên đệm và cách thứ tự trên hộ chiếu có thể đảo tên đi, thì tên đáng được chú ý nhất. Cẩm nang đồng hành của chúng tôi về cách tránh chậm trễ và bị từ chối hướng dẫn cách đọc tên thẳng từ vùng đọc máy của hộ chiếu; nếu bạn chẳng làm gì khác từ cẩm nang đó, thì hãy áp dụng phần kiểm tra tên của nó cho mọi thành viên trong đoàn.

Danh mục kiểm tra cho người lo visa cả nhà

Đây là phần thực tế bạn có thể dùng ngay cuối tuần này. Làm người lo liệu phần lớn nghĩa là làm người gom mọi thứ về một chỗ và kiểm tra lại, chứ không phải người cần chuyên môn đặc biệt. Làm theo các bước này và bạn sẽ có đủ mọi thứ cần thiết, gọn gàng, cho cả nhà.

Bước 1: Gom tất cả hộ chiếu về một chỗ

Hãy thu thập tất cả hộ chiếu, hoặc ảnh chụp rõ trang thông tin của từng cuốn, trước khi làm bất cứ điều gì khác. Bạn không thể khai hồ sơ chính xác từ trí nhớ hay từ thông tin ai đó nhắn vội cho bạn. Với mỗi hộ chiếu, hãy xác nhận ngay:

• Hiệu lực: còn hiệu lực ít nhất sáu tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh. Hãy kiểm tra kỹ hộ chiếu của trẻ em và của cha mẹ lớn tuổi, vì đó là những cuốn dễ gần hết hạn nhất mà không ai nhận ra.
• Tình trạng: không hư hỏng, đọc được, còn một hai trang trống để đóng dấu.
• Đó là hộ chiếu họ sẽ thật sự dùng để đi, không phải cuốn ai đó định gia hạn trước chuyến đi. Visa gắn với một số hộ chiếu cụ thể, nên việc gia hạn phải làm trước khi nộp hồ sơ, không phải sau.

Bước 2: Thu thập thông tin của mỗi người vào một bảng tổng

Với mỗi người đi cùng, bạn sẽ cần cùng một bộ thông tin, lấy từ hộ chiếu của chính họ:

• Họ tên đầy đủ, viết và sắp xếp đúng y như hộ chiếu in (họ và tên đặt đúng ô của nó)
• Số hộ chiếu (để ý các ký tự dễ nhầm: 0/O, 1/I, 5/S, 8/B)
• Ngày sinh, đúng định dạng
• Quốc tịch và giới tính, đúng như hộ chiếu thể hiện
• Ngày cấp và ngày hết hạn của hộ chiếu
• Một tấm ảnh đạt chuẩn cho mỗi người (chụp gần đây, chính diện, nét mặt trung tính, phông nền sáng trơn)

Bước 3: Thống nhất các thông tin chung của chuyến đi

Một số thông tin giống nhau cho cả đoàn, và để cả nhà thống nhất từ đầu sẽ tránh được rất nhiều qua lại về sau:

• Ngày dự kiến nhập cảnh, chúng tôi khuyên nên chọn một ngày sớm hơn ngày đi thực tế một chút để có khoảng đệm, vì bạn có thể nhập cảnh bất cứ lúc nào sau ngày đó nhưng không bao giờ trước đó.
• Cửa khẩu nhập cảnh, sân bay hoặc cửa khẩu cụ thể mà mọi người sẽ dùng. Điều này được khóa cố định trên từng visa, nên hãy chắc chắn nó khớp với lịch trình thực tế.
• Thời hạn visa và số lần nhập cảnh, bạn sẽ ở bao lâu và có ai cần rời đi rồi nhập cảnh lại không (xem thêm cách chọn ở phần dưới).

Bước 4: Kiểm tra tên thật kỹ, rồi đến mọi thứ còn lại

Khi bảng tổng đã điền xong, hãy rà soát một lượt thật chủ đích chỉ tập trung vào tên: đọc tên từng người từ hộ chiếu và xác nhận nó khớp với bảng của bạn từng ký tự một, gồm cả tên đệm. Sau đó kiểm tra các con số và ngày tháng. Đây là mười phút giúp ngăn những sự cố làm hỏng cả chuyến đi.

Xin visa cho cha mẹ lớn tuổi vốn không quen với mẫu khai

Với rất nhiều gia đình người Việt ở nước ngoài, đây là bộ hồ sơ ý nghĩa nhất: đưa cha mẹ lớn tuổi về quê, đôi khi sau nhiều năm, để được thấy lại nơi chôn nhau cắt rốn và những người thân vẫn còn ở đó. Đây cũng có thể là phần căng thẳng nhất khi sắp xếp, vì người đi thường không thể, hoặc đáng lẽ không phải, vật lộn với một mẫu khai trực tuyến bằng ngôn ngữ thứ hai. Đây là loại visa thăm thân chúng tôi gặp thường xuyên, và chúng tôi muốn gánh bớt gánh nặng đó cho bạn.

Xin visa thay cho người khác là chuyện hoàn toàn bình thường

Trước hết, hãy gạt bỏ mọi lo lắng rằng có điều gì đó không đúng khi khai mẫu thay cho cha hoặc mẹ. Không hề. Xin visa thay cho cha mẹ vốn không quen với giấy tờ trực tuyến là chuyện bình thường và dễ hiểu. Điều quan trọng không phải là ai gõ hồ sơ, mà là thông tin phải là của họ và chính xác. Bạn hoàn toàn có thể là đôi tay và sự kiên nhẫn, trong khi thông tin vẫn hoàn toàn là của cha mẹ bạn.

Dùng hộ chiếu của họ làm nguồn duy nhất

Điều quan trọng nhất khi xin visa cho người thân lớn tuổi là cưỡng lại việc điền thông tin "theo trí nhớ" hay theo cách cả nhà gọi tên. Hãy dùng chính hộ chiếu của cha mẹ làm nguồn duy nhất, tên đúng y như in, số hộ chiếu chép thật cẩn thận, ngày sinh đúng định dạng. Tên của người thân lớn tuổi đặc biệt dễ có những điểm khác lạ về cách viết và thứ tự tùy thuộc thời điểm và nơi cấp hộ chiếu, nên chỉ hộ chiếu, và chỉ duy nhất hộ chiếu, mới quyết định. Đây cũng là chỗ quy tắc làm theo nhóm phát huy mạnh nhất: đừng bao giờ để thông tin của cha mẹ bị lẫn với của anh chị em hay của chính bạn khi đang nhập vài bộ hồ sơ trong một lần ngồi.

Chụp ảnh cho họ một cách nhẹ nhàng

Ảnh của cha mẹ lớn tuổi theo cùng quy tắc như mọi người, chụp gần đây, chính diện, nét mặt trung tính, phông nền sáng trơn, ánh sáng tốt, thấy rõ đôi mắt. Vài lưu ý ân cần và thực tế: nếu cha mẹ bạn thường đeo kính, hãy tháo kính ra khi chụp để tránh lóa; bảo đảm ánh sáng đều trên khuôn mặt mà không có bóng đổ gắt; và hãy chụp ở nơi thoải mái, để họ ngồi tựa vào bức tường trơn dưới ánh sáng ban ngày, thay vì làm vội. Không cần phòng chụp chuyên nghiệp, một tấm ảnh thư thái chụp bằng điện thoại đời mới là hoàn toàn ổn.

Xác nhận vài điều càng quan trọng hơn theo tuổi tác

• Hiệu lực hộ chiếu: kiểm tra kỹ quy tắc sáu tháng, vì một người lớn tuổi có thể đã lâu không dùng hộ chiếu và không nhận ra nó sắp hết hạn.
• Sức khỏe và sự thoải mái khi đi lại: tuy không thuộc về visa, nhưng nên tính trước cho chuyến bay dài, lệch múi giờ và mọi nhu cầu di chuyển, điều này liên quan đến các mẹo ở sân bay bên dưới.
• Lưu ý mọi hoàn cảnh đặc biệt: nếu cha mẹ bạn từng là công dân Việt Nam hoặc có giấy tờ gốc, có thể có những lựa chọn liên quan khác đáng tìm hiểu, chẳng hạn visa Việt Kiều hay giấy miễn thị thực 5 năm. Trang các loại visa của chúng tôi nêu rõ các lựa chọn, và nếu điều này áp dụng cho gia đình bạn, một cuộc trò chuyện ngắn sẽ chỉ cho bạn hướng đi đúng.

Trên hết, hãy nhớ rằng đây là phần chứa nhiều cảm xúc nhất của chuyến đi. Bạn không chỉ đang điền một mẫu giấy tờ của nhà nước, bạn đang mở cánh cửa để cha mẹ được đứng lại nơi mình đã ra đi. Hãy để chúng tôi lo phần giấy tờ, để bạn giữ lấy khoảnh khắc ấy.

Chọn đúng thời hạn và số lần nhập cảnh cho chuyến đi gia đình

Còn một quyết định chung nữa định hình cả đoàn: visa kéo dài bao lâu và có cho phép nhập cảnh nhiều hơn một lần không. Chọn đúng nghĩa là không ai bị thiếu ngày hay mắc kẹt ở cửa khẩu khi đi chơi xa. Tin vui là lựa chọn thường trở nên rõ ràng ngay khi bạn nói thành lời về chuyến đi.

Bạn ở lại bao lâu? 30 ngày hay 90 ngày

Visa du lịch Việt Nam điện tử thường có thời hạn lưu trú ngắn và dài. Với một chuyến thăm thông thường, câu hỏi thực tế chỉ đơn giản là cả nhà sẽ ở trong nước bao nhiêu ngày:

• Thời hạn ngắn hơn hợp với một chuyến đi gọn, vài tuần để dự đám cưới, đi nghỉ hay về thăm nhà nhanh.
• Thời hạn 90 ngày dài hơn thường là lựa chọn đúng cho các gia đình, nhất là khi cha mẹ lớn tuổi muốn ở lại lâu bên người thân, hoặc khi bạn đi xa đến mức muốn có thời gian thật sự bên nhau thay vì một tuần vội vã. Khi phân vân với chuyến đi nhiều thế hệ, thời hạn dài hơn cho bạn khoảng thở và xóa đi nỗi lo phải đếm từng ngày.

Một mẹo hữu ích cho nhóm: thường đơn giản nhất là cho mọi người dùng thời hạn đủ bao trọn người ở lâu nhất trong nhà. Nếu ông bà ở hai tháng nhưng cha mẹ đi làm phải bay về sau ba tuần, các bạn không nhất thiết phải giống nhau, nhưng bạn cần visa của mỗi người bao trọn thời gian của chính họ trong nước với một khoảng dư.

Có ai rời đi rồi quay lại không? Một lần hay nhiều lần nhập cảnh

Đây là câu hỏi hay khiến các gia đình vấp khi đi chơi xa. Visa một lần nhập cảnh cho phép bạn vào Việt Nam một lần; nếu rời khỏi nước, visa đó coi như hết. Visa nhiều lần nhập cảnh cho phép bạn ra vào nhiều lần trong thời gian hiệu lực. Câu hỏi quyết định rất đơn giản: có ai dự định rời Việt Nam rồi quay lại trong chuyến đi không?

• Nếu cả nhà bay sang, ở lại, rồi bay về, thì một lần nhập cảnh thường là đủ.
• Nếu bạn dự định đi chơi sang nước khác, vài ngày ở Campuchia, Thái Lan hay nơi nào đó, rồi quay lại Việt Nam để tiếp tục chuyến thăm, thì ai thực hiện chuyến đi đó cần nhiều lần nhập cảnh, nếu không sẽ không thể quay lại bằng một visa một lần đã dùng hết.

Các gia đình thường khác nhau ở điểm này, và điều đó không sao: có thể cha mẹ và con cái đi chơi nhanh sang nước lân cận trong khi ông bà ở lại với người thân. Trong trường hợp đó, những người rời đi rồi quay lại cần nhiều lần nhập cảnh, còn những người ở yên một chỗ thì một lần nhập cảnh là ổn. Cả nhà hoàn toàn có thể chọn linh hoạt mỗi người một kiểu. Nếu quyết định này còn mơ hồ, cẩm nang của chúng tôi về một lần và nhiều lần nhập cảnh giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu, còn cẩm nang e-visa Việt Nam toàn diện cho thấy thời hạn, số lần nhập cảnh và hiệu lực ăn khớp với nhau ra sao.

Mẹo ở sân bay khi đi cùng trẻ nhỏ và người cao tuổi

Visa đã xong; giờ hãy làm cho chính ngày khởi hành mượt mà hơn, vì đưa một nhóm nhiều thế hệ qua hai sân bay là cả một thử thách riêng. Một chút lên kế hoạch ở đây sẽ bảo vệ cả em bé mệt mỏi lẫn ông bà vốn dễ mệt hơn nhiều so với những gì họ chịu thừa nhận.

Hỗ trợ và ưu tiên làm thủ tục nhanh, hãy hỏi trước

Nhiều sân bay và hãng bay có dịch vụ hỗ trợ tạo khác biệt thật sự cho các gia đình: hỗ trợ đặc biệt cho người cao tuổi hoặc người hạn chế đi lại (như dịch vụ xe lăn từ quầy làm thủ tục đến cửa ra máy bay và khi đến nơi), làn ưu tiên hoặc làn dành cho gia đình, và đôi khi có cả lựa chọn làm thủ tục nhanh hoặc xử lý ưu tiên. Các dịch vụ này tồn tại dưới nhiều hình thức, nhưng có gì cụ thể còn tùy vào sân bay và hãng bay bạn đi, và cách bố trí có thể thay đổi, nên hãy coi mọi điều cụ thể là thứ cần xác nhận trước thay vì trông chờ có sẵn khi đến nơi mà không báo trước.

Bước đi thực tế là yêu cầu những gì bạn cần từ trước: dịch vụ xe lăn hoặc hỗ trợ đi lại thường được sắp xếp qua hãng bay khi đặt vé hoặc ngay sau đó, và có sẵn chờ mình vẫn tốt hơn nhiều so với phải cuống cuồng tìm vào đúng ngày đi. Nếu một thành viên trong nhà có nhu cầu về đi lại, thính giác hay nhu cầu khác, thì một cuộc gọi cho hãng bay trước chuyến đi là một trong những việc đáng giá nhất bạn có thể làm.

Mẹo thực tế cho chính ngày khởi hành

• Đến sớm. Một nhóm đủ mọi lứa tuổi đơn giản là di chuyển chậm hơn qua khâu làm thủ tục, an ninh và nhập cảnh. Thời gian rộng rãi biến một buổi sáng căng thẳng thành một buổi sáng thư thái.
• Giữ giấy tờ của trẻ ở người lớn đi cùng bé. Đừng để hộ chiếu và visa in của các bé tản mác trong nhiều túi khác nhau.
• Chuẩn bị cho chuyến bay dài và lúc đến nơi. Đồ ăn vặt, thuốc men để trong hành lý xách tay, quần áo dễ mặc thêm bớt, và một kế hoạch ai giúp ai khi qua sảnh đến sau hành trình dài.
• Tại quầy nhập cảnh, xuất trình hộ chiếu và visa in của chính mỗi người. Ngay cả với trẻ em, mỗi cá nhân đều được đối chiếu với giấy tờ của riêng mình, đó chính là lý do bạn đã chuẩn bị từng người một.
• Chỉ định một "người giữ giấy tờ". Một người lớn điềm tĩnh giữ toàn bộ visa in của cả nhà và luôn đi trước một bước, để không ai phải lục túi ngay tại quầy.

Sắp xếp giấy tờ của mọi người gọn gàng cho ngày khởi hành

Với một nhóm, việc sắp xếp là tất cả. Khác biệt giữa một lúc đến nơi suôn sẻ và một lúc căng thẳng thường chỉ nằm ở chỗ đúng tờ giấy có nằm trong đúng bàn tay vào đúng thời điểm hay không. Đây là một hệ thống đơn giản mà hiệu quả.

In visa của mọi người, mỗi người một bản

Khi mỗi e-visa được duyệt, hãy in một bản giấy cho từng người đi cùng. Bản in được khuyến nghị mạnh mẽ; đừng chỉ dựa vào màn hình điện thoại ở cửa khẩu, nhất là khi bạn đang xoay xở cho nhiều người và một chiếc điện thoại sắp hết pin là điều cuối cùng bạn muốn gặp. Mỗi người một tờ, ghi nhãn rõ ràng, để cùng hộ chiếu của người đó.

Đối chiếu mỗi visa với mỗi hộ chiếu, ngay khi từng cái về

Đây là phiên bản theo nhóm của bước cuối cùng quan trọng nhất. Ngay khi một visa được cấp, hãy so từng trường, tên, số hộ chiếu, ngày sinh, quốc tịch, ngày tháng, cửa khẩu nhập cảnh, loại visa, với hộ chiếu của người đó. Với nhiều bộ hồ sơ, hãy làm việc này cho từng cái khi nó về, khi vẫn còn thời gian sửa. Bình tĩnh bắt được điểm không khớp ở nhà tốt hơn vô vàn lần so với phát hiện ra tại quầy làm thủ tục với năm người và một chuyến bay sắp tới giờ. Nếu thấy có gì bất ổn trên visa của bất kỳ thành viên nào, hãy báo ngay.

Một bộ giấy tờ gọn cho mỗi người

Cho ngày khởi hành, hãy làm một bộ nhỏ cho mỗi người đi cùng và để chung trong một tập hồ sơ duy nhất do người giữ giấy tờ mang theo:

• Hộ chiếu của người đó
• E-visa đã in của họ
• Với trẻ em: một bản sao giấy khai sinh và thư đồng ý nếu liên quan đến hoàn cảnh của bạn
• Với người cao tuổi: danh sách thuốc hoặc xác nhận dịch vụ hỗ trợ, để sẵn cho tiện

Ghi tên người lên từng bộ. Nghe có vẻ quá đơn giản, nhưng khi bạn đang đứng ở quầy nhập cảnh với một đứa trẻ buồn ngủ trên hông, việc đưa được đúng bộ giấy tờ trong hai giây là đáng giá cả công chuẩn bị. Để bảo đảm ngay từ đầu không có gì sai trên bất kỳ visa nào, cẩm nang của chúng tôi về cách tránh chậm trễ và bị từ chối là người bạn đồng hành nên mở sẵn trong lúc bạn kiểm tra.

MyVietVisa xử lý hồ sơ gia đình như thế nào

Đây là lúc vai trò người lo liệu trở nên nhẹ nhõm hơn rất nhiều. Mọi thứ trong cẩm nang này, sự cẩn thận cho từng người, kỷ luật không lẫn chéo thông tin, kiểm tra tên, kiểm tra ảnh, kiểm tra hiệu lực, chính là những gì chúng tôi làm cho các gia đình mỗi ngày, và chúng tôi làm song song, cho tất cả các bạn cùng một lúc.

Khi bạn giao cho chúng tôi một gia đình hay một nhóm, bạn đưa một bộ đã gom gọn và một người thật sẽ tiếp nhận từ đó. Chúng tôi đối chiếu tên của từng người với vùng đọc máy trên hộ chiếu của họ, xác nhận hiệu lực và tình trạng của từng hộ chiếu, soát từng tấm ảnh theo yêu cầu, kiểm tra mọi số hộ chiếu và ngày tháng, và quan trọng nhất, chúng tôi đối chiếu các bộ hồ sơ với nhau để bắt đúng những lỗi lẫn chéo giữa các thành viên thường làm hỏng hồ sơ nhóm tự làm. Nếu thấy hộ chiếu của một đứa trẻ sắp hết hạn, một tên đệm bị rớt khỏi mẫu của ông bà, hay một ngày tháng không ăn khớp, chúng tôi sẽ quay lại với bạn và cùng sửa, một cách bình tĩnh, khi vẫn còn thời gian.

Bạn không cần trở thành chuyên gia visa để đưa cả nhà về quê. Bạn chỉ cần gom thông tin của mọi người thật chính xác, giao cho những người làm việc này cả ngày, và để chúng tôi gánh phần tỉ mỉ. Đó chính là ý nghĩa của MyVietVisa: gỡ nỗi lo giấy tờ khỏi vai người lo liệu cho gia đình, để chuyến đi là về cuộc đoàn tụ, chứ không phải về những mẫu khai. Nếu bạn muốn xem trọn quy trình, trang Quy trình của chúng tôi nêu rõ điều gì diễn ra sau khi bạn liên hệ, và bạn luôn có thể liên hệ với chúng tôi kèm thông tin và thắc mắc của đoàn.

Cẩm nang này là thông tin chung giúp gia đình bạn chuẩn bị, không phải tư vấn pháp lý, và các quy định về visa, đặc biệt là quy định cho trẻ vị thành niên và đi theo nhóm, có thể thay đổi. Để được hướng dẫn cho tình huống cụ thể của gia đình bạn, vui lòng liên hệ với chúng tôi, chúng tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ.